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ぽんたいむ データ移行代行に関する同意書

合同会社WEST（以下「当社」という。）御中

当事業所は、当社が提供する「ぽんたいむ」の乗り換えまるごとサポート（以下「本サポート」という。）において、当社に移行作業を依頼するにあたり、次の内容を確認し同意します。

第1条（目的）

本同意書は、当事業所が現在使用しているソフトウェア等から「ぽんたいむ」へデータを移行する作業（以下「移行作業」という。）のために、当事業所が当社へ提供するデータの取扱いを定めるものです。

第2条（提供するデータ）

  1. 当事業所が当社へ提供するデータ（以下「移行データ」という。）は、次のうち移行作業に必要なものとします。
  1. 当事業所は、移行作業に不要な情報（診断書、支援記録、ケース記録、職員の個人情報で移行に不要なもの等）を移行データに含めないよう努めます。
  2. 不要な情報が含まれていた場合、当社はその情報を移行作業に使用せず、第7条に従い削除します。

第3条（利用目的）

当社は、移行データを移行作業および移行結果の確認（初回請求の照合を含む）のためにのみ利用し、営業、分析、製品開発その他の目的には利用しません。

第4条（受け渡しの方法）

  1. 移行データは、パスワード付きの暗号化ファイルで受け渡します。
  2. 暗号化ファイルは当社のサポート用メールアドレスへ添付して送付し、パスワードは別のメールで連絡します。
  3. 当社は、移行データを受領した日を当事業所へ連絡します。

第5条（作業者と作業場所）

  1. 移行データを取り扱う者は、移行作業に必要な範囲の当社の役員および従業員に限ります。当社は、これらの者に移行データについての守秘義務を課します。
  2. 移行作業は、当社が管理する作業用端末で行います。作業用端末にはディスク暗号化とログイン認証を設定し、移行データをクラウド同期の対象となる場所に保存しません。
  3. 受信したメールおよび添付ファイルも移行データ等に含め、第7条に従い削除します。

第6条（再委託の禁止）

当社は、移行データの取扱いを第三者に再委託しません。

第7条（保存期間と削除）

  1. 当社は、移行データおよび移行作業のために作成した控え（以下「移行データ等」という。）を、受領日から70日を経過した時点で削除します。
  2. 移行作業が中止された場合、または第11条により同意が撤回された場合は、前項の期間内であっても速やかに削除します。
  3. 当社は、削除を完了したときは、その旨を当事業所へ連絡します。
  4. 削除後に移行結果の確認が必要になった場合は、当事業所から改めて提供を受けるものとします。

第8条（事故発生時の対応）

  1. 当社は、移行データ等の漏えい、滅失、毀損またはそのおそれ（以下「事故」という。）を知ったときは、速やかに当事業所へ連絡し、被害の拡大防止と原因の調査を行います。
  2. 当社は、事故の内容、対象となる情報、原因、講じた措置を当事業所へ報告し、当事業所が行う個人情報保護委員会への報告や利用者本人への通知に必要な情報の提供に協力します。

第9条（当事業所の確認事項）

当事業所は、次の事項を確認します。

  1. 当事業所は、移行データを当社へ提供する権限を有していること。
  2. 利用者に対する個人情報の利用目的の説明その他の対応は、当事業所の責任で行うこと。
  3. 移行後のデータ（利用者情報、受給者証情報、加算設定等）の最終確認、および国保連等への請求内容の確認と提出は、当事業所の責任で行うこと。
  4. 当社は移行結果の照合に協力しますが、移行元のデータの誤り、提出された資料の不足、移行元ソフトウェアの仕様に起因する差異については、当社が責任を負わないこと。

第10条（費用）

本サポートの対象範囲の移行作業の費用は無料とします。移行作業の後に当事業所が「ぽんたいむ」の契約を解約した場合も、移行作業の費用は請求しません。

第11条（同意の撤回）

当事業所は、いつでもこの同意を撤回できます。撤回した場合、当社は移行作業を中止し、第7条第2項に従い移行データ等を削除します。

第12条（その他）

  1. 本同意書に定めのない事項は、「ぽんたいむ」利用規約およびプライバシーポリシーに従います。本同意書と利用規約またはプライバシーポリシーの内容が異なる場合は、移行データの取扱いについては本同意書を優先します。
  2. 損害賠償は、「ぽんたいむ」利用規約第20条によります。

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同意の方法

当事業所は、「ぽんたいむ」有料申込フォームにおいて本同意書の内容を確認し、同意欄にチェックすることで本同意書に同意します。同意の日時は申込の記録によります。同意は、当事業所を代表する者またはその権限を与えられた者が行います。