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ぽんたいむ プライバシーポリシー

合同会社WEST（以下「当社」という。）は、当社が提供する「ぽんたいむ」に関して取得する個人情報および個人関連情報を、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令に従い、次のとおり取り扱う。

1. 事業者情報

2. 適用範囲

本ポリシーは、無料体験および有料契約の申込み、ライセンス管理、請求・決済、公式LINE・メールによる問い合わせ、サポート、当社ウェブサイトならびに当社が受領する診断資料に適用する。

契約者の事業所PC内に保存される利用者情報、職員情報、勤怠、実績、請求明細、帳票およびバックアップは、通常利用では当社へ送信されず、本ポリシーに基づき当社が常時取得・保管する情報には含まれない。契約者がサポートのため当社へ明示的に提供した場合は、提供された範囲に限り本ポリシーを適用する。

3. 取得する情報

当社は、次の情報を取得する。

(1) 申込み・契約に関する情報

(2) 契約・請求・決済に関する情報

クレジットカード番号、セキュリティコードおよび顧客の通常の銀行口座認証情報は決済事業者が直接取り扱い、当社のライセンスAPIへ保存しない。

(3) ライセンスと端末に関する情報

当社は、ライセンス確認のためにMACアドレス、PCの製造番号またはWindowsユーザー名を収集しない。端末秘密鍵は事業所PCから当社へ送信されない。

(4) 問い合わせとサポートに関する情報

診断ZIPは業務データやデータベース本体を意図的に含めないが、ホスト名、OS・製品バージョン、バックアップ設定・状態、ログその他の環境情報を含むことがある。契約者には送信前の内容確認を求める。

(5) ウェブサイトと通信に関する情報

当社の公開ウェブサイトでは、閲覧状況の把握およびサイトの改善のため、Google LLCが提供するGoogle アナリティクス（GA4）を利用する。利用者が「許可する」を選択した後に限り、Cookieによる識別子、閲覧ページ、参照元、端末・ブラウザに関する情報、デモ開始・申込み受付などの操作イベントをGoogleへ送信する。フォームの入力内容、氏名、メールアドレス、受付番号、事業所内の業務データは解析イベントに含めない。広告向けデータ収集およびGoogleシグナルは利用しない。

許可・拒否の選択は180日間、このブラウザに保存する。保存機能を利用できない場合は、そのページ内のみ選択を適用する。未選択または拒否の場合はGoogle アナリティクスのタグを読み込まず、同意前の行動を後から送信しない。拒否してもサイトの機能を利用できる。各対象ページの「アクセス解析設定」からいつでも選択を変更できる。許可を取り消した場合は以後の計測を停止し、本サイトの解析用Cookieを削除する。既に送信された情報がこの操作により遡って削除されることはない。

詳細はGoogleのプライバシーポリシーおよびGoogleのサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報のGoogleによる使用を参照する。

また、Google Search Consoleにより、Google検索における表示回数、検索語句、クリックなどの集計を確認する。この確認のために、本サイトに訪問者向けの計測タグを追加することはない。

4. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で利用する。

  1. 無料体験および有料契約の受付、本人・権限・事業所の自動確認、例外時の確認および連絡
  2. 無料体験の重複防止、契約成立、契約状態管理および同意証跡の保存
  3. 有効化コードの発行、端末登録、ライセンス確認、PC移行および不正利用防止
  4. 料金の請求、決済、入金消込、支払猶予、返金、会計処理およびこれらに関する通知
  5. 本製品、ライセンスAPIおよび通知機能の提供、保守、障害対応、セキュリティ確保および改善
  6. 問い合わせへの回答、診断、遠隔支援、対応履歴の管理および再発防止
  7. 規約変更、重要な障害、無料期間終了、支払、解約その他契約上必要な連絡
  8. 法令遵守、監査、紛争対応、権利行使および不正・不当行為の調査
  9. 個人を識別できない統計情報の作成ならびにサービス品質および業務運用の改善

利用目的を変更する場合は、変更前の目的と合理的な関連性が認められる範囲に限り、変更内容を通知または公表する。本人の同意が必要な変更については、事前に同意を得る。

5. 要配慮個人情報と業務データ

  1. 無料体験および契約の申込みでは、障害種別、利用者氏名、職員情報、勤怠、請求情報その他申込みに不要な要配慮個人情報・業務データを入力しないよう求める。
  2. 通常の診断では、業務データを含まない診断ZIPを使用する。
  3. 障害調査に業務データを含む資料が不可欠な場合、当社は対象、利用目的、送信方法、閲覧者、保存期間および削除方法を事前に契約者と合意する。
  4. 契約者は、利用者または職員の個人情報を当社へ提供するために必要な法的根拠、本人への説明、同意その他の手続を自ら確認する。当社は提供された情報を合意した調査以外に利用しない。

6. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを第三者へ提供しない。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 国または地方公共団体等の法令上の事務へ協力する必要があり、同意取得によって事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  5. 事業承継に伴って提供され、承継前の利用目的の範囲内で取り扱われる場合

7. 取扱いの委託

当社は、次の業務を外部事業者へ委託することがある。

当社は、委託先を適切に選定し、契約、アクセス制御、取扱状況の確認その他必要な監督を行う。決済手続では、Stripeその他申込画面に表示する決済事業者が、自己の規約およびプライバシーポリシーに基づき情報を取り扱う。公式LINEでは、LINEヤフー株式会社が同社の利用規約およびプライバシーポリシーに基づき情報を取り扱う。当社はLINEの履歴だけを正式なサポート記録とせず、対応に必要な範囲を当社の管理する記録へ保存する。外国での取扱いまたは外国にある第三者への提供が生じる場合、当社は適用法令に従い、必要な情報提供と同意取得その他の措置を行う。

8. 保存期間

  1. 却下、辞退、差戻し後に再提出がない、または未承認のまま終了した無料体験申込情報は、対応終了日から1年間保存した後、法令または紛争対応上必要な記録を除いて削除する。
  2. 契約者の連絡先、契約履歴、請求・入金・返金履歴および同意証跡は、解約日から7年間保存し、その後、法令上引き続き必要な記録を除いて削除または匿名化する。
  3. 返金先口座情報は返金手続に必要な期間だけ保持し、返金完了後、法令・会計上必要な記録を除いて削除する。
  4. 公式LINEおよびメールの問い合わせ記録、診断ZIP、保守ZIP、バックアップおよび遠隔支援記録は、対応、再発防止または紛争対応に必要な期間に限定して保持し、目的達成後に安全な方法で削除する。業務データを含む資料は、受領前に合意した保存期間を優先する。LINEヤフー株式会社が保持する情報には同社の保存方針が適用される。
  5. セキュリティログおよび監査記録は、不正利用防止、システム保護および法令上必要な期間に限定して保持する。

9. 安全管理措置

当社は、取り扱う情報の性質とリスクに応じ、次の安全管理措置を講じる。

安全管理措置の詳細は、セキュリティを損なわない範囲で本人の求めに応じて説明する。

10. 漏えい等が発生した場合

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損またはそのおそれを把握した場合、事実確認、影響範囲の特定、被害拡大防止、原因調査および再発防止を行う。法令上報告対象となる場合は、所定の期限と方法で個人情報保護委員会その他の権限ある機関へ報告し、本人の権利利益を保護するために必要な内容を本人へ速やかに通知する。

契約者の事業所PC、端末、バックアップまたは認証情報に関する事故について連絡を受けた場合、当社は契約者の責任者と連携し、当社が保有する契約・ライセンス情報への影響確認、端末解除、認証情報の無効化その他可能な初動対応を行う。

11. 開示、訂正、利用停止等の請求

本人は、法令に従い、当社が保有する本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できる。

  1. 本人は、下記窓口へ希望する請求内容と本人を特定するために必要な情報を連絡する。
  2. 当社は、登録済み連絡先への確認その他、保有情報の性質に応じた方法で本人または正当な代理人であることを確認する。必要以上の本人確認資料は求めない。
  3. 当社は、法令により応じないことができる場合を除き、合理的な期間内に本人が希望する方法または法令上認められる方法で回答する。
  4. 原則として手数料は徴収しない。多額の実費を要する例外的な請求で手数料を求める場合は、金額と理由を事前に案内する。
  5. 全部または一部に応じない場合は、その旨と理由を法令に従って通知する。

12. 本ポリシーの変更

当社は、法令、サービス内容または情報の取扱いを変更する場合、本ポリシーを改定できる。重要な変更については、変更内容、改定後の版番号および効力発生日を、ウェブサイトまたは登録連絡先への通知により事前に周知し、法令上必要な場合は改めて同意を得る。

13. お問い合わせ・苦情・開示等請求窓口

以上